三、用于邮件合并
要把刚才创建的通讯录文档直接用于邮件合并很困难，因为这个文档包含了通讯录清单之外的数据，如标题等，Word不承认该文档是合法的邮件合并数据源。另一方面，我们可以肯定表格确实包含了邮件合并所需的数据，因此我们只要利用现有文档的数据创建第二个文档（称为数据源文档），使第二个文档只包含表格数据，就可以将它用于邮件合并。

这种方法有一个缺点，每当我们在原始文档的表格中修改或添加了新的资料，第二个文档也必须修改，不仅不方便，而且容易出错。但我们可以另想一种更好的办法，那就是使用链接。在数据源文档中插入一个链接，使链接指向原始文档的表格，当原始文档的数据改变时，只要打开数据源文档执行邮件合并，Word就会自动应用新的数据。

下面介绍一下具体的操作步骤。打开原始文档，再新建一个文档作为数据源文档。在原始文档中选中包含邮件合并数据的表格，按Ctrl+C复制。转到数据源文档，选择菜单“编辑”→“选择性粘贴”，如图六。

图六

图六对话框中，选择“粘贴链接”选项，从列表选择HTML格式（一般是默认选择），然后点击“确定”。如果对话框中的“粘贴链接”选项被禁用，很可能是由于复制原始文档的内容之前没有保存，只要保存一下原始文档，然后重新复制一下就可以了。接下来将数据源文档保存到“我的文档”里面的“我的数据源”文件夹（如果没有就新建一个）。完成后关闭数据源文档。

为了验证链接是否有效，现在改动一下原始文档的表格，或者新增一个记录，然后保存并关闭原始文档。接下来打开数据源文档，可以看到表格的内容也已经自动更新。由于我们用链接代替了实际的数据，所以现在只需要管好原始文档的一批数据，再也不必做同一个数据改二次的笨事了。

再来看看邮件合并操作怎样利用刚才创建的数据源文件。启动Word 2002，选择“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并向导”。选择文档类型“电子邮件”，点击“下一步：正在启动文档”。选择“使用当前文档”，再点击“下一步：选取收件人”。选择“使用现有列表”，点击“浏览”，找到刚才保存在“我的数据源”文件夹的数据源文件，点击“确定”。这时，Word显示出收件人选择对话框。从这里开始，剩余的操作就跟平常执行邮件合并时完全一样了。

丁香姐姐提示：不要去修改保存在“我的数据源”里面的数据源文件，即使你改动了表格的内容且强行保存，改动结果也会不“稳定”，下次改动原始文档之后，再次打开数据源文件时仍会出现原始文档的数据，因为真正保存在数据源文件里的只是一个链接。