数据表单是点击按钮时动态创建的。因此，通讯录表格可以随时增、减列，下次点击“数据表单”按钮时数据表单也会自动作出相应的调整。另外，通过前面的例子还可以看出，数据表单可以在任意时刻使用，如果通讯录表格已经输入了一部分内容，数据表单会自动提取已输入的内容，方便了修改、删除。

二、使用数据表单
接下来就可以用数据表单输入数据了。点击图三数据表单窗口的“新增”按钮，再点击第一个数据输入框，输入数据后按Enter键将光标移到下一个输入框。填写好所有输入框后按Enter（或者点击“新增”按钮）开始输入下一个记录。可以看到，这种输入模式非常适合于输入大量数据，主要原因有两个：第一，转换表格单元不再用Tab键，而是用Enter键；第二，可以用Enter键来新增记录，不必再用Word的“表格”菜单。

输入数据时通讯录表格中不会立即出现刚才输入的数据，这部分数据缓冲在数据表单窗口中。当用户点击“查看数据源”或“关闭”按钮时，通讯录表格中就会插入刚才输入的数据。

当数据表单包含多个记录时，利用窗口底部的导航工具可以浏览各个记录。导航工具由四个按钮和一个输入框构成，四个按钮从左到右分别用于：跳转到第一记录、前一记录、后一记录、最后记录，输入框的数字表示当前的记录编号，在这里输入记录号然后按Enter就可以直接转到指定的记录。

输入好数据之后，点击“关闭”按钮关闭表单窗口。点击表格中的任意一个列，然后点击“数据库”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”就可以将表格的内容按照当前列的值排序。Word默认第一行的内容是列的标题，所以这一行内容不参与排序。

点击数据表单窗口上的“查找”，Word显示出一个“在域中查找”对话框，如图四。假设要查找分机号码为11的记录，先在“查找内容”输入框输入查找条件11，“域”这一栏选择相应的列名称“分机号码”，最后点击“查找第一个”按钮。

图四

“数据库”工具栏还提供了管理域（即表格的列）的工具。首先点击表格的任意位置，再点击“管理域”按钮（第二个）。Word显示出图五的对话框，在这里可以添加、删除或者重新命名表格的列。新添加的域总是作为表格的最后一列。

图五