要输入表格形式的数据，最方便的工具莫过于我们熟悉的老朋友Word和Excel了。两者都适合输入数据关系简单的表格，但如果要对数据进行复杂的处理，那就要用到Office中数据处理的重型武器——Acess。

本文的主角是Word的数据表单工具。掌握了这个工具，我们就可以通过一个方便的对话框窗体将表格形式的数据快速输入Word文档，避免编写大型表格时经常会遇到的问题，例如超宽表格的水平滚动等。

一、数据表单简介
Word的数据表单工具实际上属于邮件合并功能。如果你曾经在邮件合并操作中输入过收件人姓名和Email地址的清单，可能已经遇到过它了。但可能你还不知道，这个表单工具还可以单独使用，可用来创建任何表格，并不局限于邮件合并。通过这个表单工具，我们可以创建和管理数据清单，对数据清单进行排序，甚至还可以查找符合特定条件的数据。

首先我们准备好试验用的数据。新建一个Word文件，创建一个表格。为简单计，我们只创建一个简单的邮件和电话号码表，包括职工姓名、部门、电话分机号码、Email地址这几列内容。初始的表格如图一所示。

图一

数据表单最好通过“数据库”工具栏访问。“数据库”工具栏默认是不显示的，现在我们先要显示出这个工具栏：选择Word菜单“视图”→“工具栏”→“数据库”。如图二，将鼠标移到按钮上面，稍作停留，就可以看到简短的说明，其中就有调用数据表单、排序和查找记录的按钮——这里已经提供了管理一个简单列表需要的所有功能，根本不必离开Word去寻找“外援”。

图二

要从通讯录表格创建数据表单，先点击表格内的任意位置，然后点击“数据库”工具栏最左边的“数据表单”按钮。Word分析表格的结构，将表格的列标题作为数据表单输入项目的标签。例如，表格的第一个列标题“部门”成为输入表单第一项的标签，第二列标题“姓名”成为输入表单第二项的标签，等等，如图三所示。如果标签的两个字之间有空格，例如“部 门”，Word会自动加上下划线，变成“部_门”。

图三